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Organic Eprints Hilfe

Blättern

Wenn Sie nicht genau wissen, wonach Sie suchen, ist das “Blättern” eine gute Methode, Dokumente zu finden. Es gibt drei Möglichkeiten, im Archiv zu blättern: nach Themengebieten, nach Ländern / Organisationen / Projekten oder nach Jahr.

Klicken Sie auf der Einstiegsseite oder auf der Navigationsleiste am oberen Rand des Bildschirms auf “Blättern”. Anschließend können Sie auswählen, nach welchen Kategorien Sie das Archiv durchblättern wollen (nach Themengebieten, nach Ländern / Organisationen / Projekten, nach Jahr).

Wenn Sie eine Kategorien auswählen, werden die hierzu im Archiv abgelegten Dokumenten angezeigt. Um ein Dokument zu öffnen, brauchen Sie nur die entsprechende Literaturangabe auf dem Bildschirm anzuklicken.

Auf der Seite mit den Zusatzinformationen zu einem Dokument können Sie sehen, welchen Kategorien das vorliegende Dokument zugeordnet wurde. Wenn Sie eine dieser Kategorien anklicken, bekommen Sie alle Dokumente angezeigt, die dieser Kategorie zugeordnet sind.

Suchen

Das Archiv bietet zwei Suchfunktionen an: die einfache Suche und die erweiterte Suche. Die Suchfunktionen sind ähnlich aufgebaut, mit der erweiterten Suche kann allerdings eine detailliertere Suche vorgenommen werden.

Text-Suchfelder
Diese Felder können genutzt werden, um bestimmte Felder wie “Abstract” oder “Autor” zu durchsuchen. Sie bestehen jeweils aus einem Texteingabefeld und einem Pop-up-Menü. Geben Sie Ihre/n Suchbegriff/e in das Texteingabefeld ein und wählen Sie anschließend eine der Optionen in dem Pop-up-Menü rechts vom Eingabefeld aus.

Und-Verknüpfung: Alle Suchbegriffe müssen zutreffen
Im Fall “ökologischer Landbau” beispielsweise sucht das System nach Einträgen, in denen die Begriffe “ökologischer” und “Landbau” in den Feldern Titel, Abstract, Zusätzliches Abstract, Schlagwörter, Autoren, Herausgeber vorkommen.

Oder-Verknüpfung: Mindestens ein Suchbegriff muss zutreffen
Im Fall “ökologischer Landbau” sucht das System nach Einträgen, in denen entweder der Begriff “ökologischer” oder der Begriff “Landbau” in den Feldern Titel, Abstract, Zusätzliches Abstract, Schlagwörter, Autoren, Herausgeber vorkommt.

Kategorien (Themengebiete, Länder / Organisationen / Projekte)
Mit diesen Feldern können Sie einen oder mehrere Begriffe aus der Liste auswählen. Wurde kein Begriff aus der Liste ausgewählt, werden alle Einträge durchsucht.

In Fällen, wo Sie mehrere Begriffe aus der Liste gewählt haben, können Sie die Suche steuern, indem Sie “und” oder “oder” aus dem unterhalb der Liste erscheinenden Pop-up-Menü auswählen.

Oder-Verknüpfung
In diesem Fall werden alle Einträge angezeigt, die mit einem der ausgewählten Begriffe verknüpft sind.

Und-Verknüpfung
Bei dieser Option werden nur Einträge angezeigt, die mit allen ausgewählten Begriffen verknüpft sind.

Jahr
Wenn Sie nach dem Veröffentlichungsjahr suchen, können Sie entweder ein bestimmtes Jahr oder einen Zeitraum angeben:

- Bei der Eingabe von “1999″ werden nur diejenigen Einträge ausgewählt, die 1999 veröffentlicht wurden.
- Bei der Eingabe von “1987–1990″ werden alle Einträge angezeigt, die zwischen 1987 und 1990 veröffentlicht wurden.
- Bei der Eingabe von “1995-“ werden alle Einträge ausgewählt, die 1995 oder später veröffentlicht wurden.
- Bei der Eingabe von “-1998″ werden alle Einträge ausgewählt, die 1998 und früher veröffentlicht wurden.
Registrieren
Einige Angebote dieses Archivs können Sie nur nutzen, wenn Sie sich zuvor registriert haben, damit das System Sie identifizieren kann. Dies gilt z.B. für die Möglichkeit, Dokumente einzustellen. Für die Registrierung werden eine aktuelle E-Mail-Adresse, ein Benutzername und ein Passwort benötigt. Das Passwort muss nach der Eingabe bestätigt werden. Dazu wird Ihnen das System eine Internetadresse schicken, die sie aufsuchen müssen, um Ihr Passwort zu bestätigen.

Bevor Sie damit beginnen können, Dokumente einzustellen, müssen Sie einige Angaben in ein Formular eingeben. Die Registrierungsmail enthält die dazu erforderlichen Anweisungen. Dasselbe Formular kann von bereits registrierten Benutzern verwendet werden, wenn sie Ihre Benutzerangaben verändern wollen.

Einträge einstellen

Nach der Registrierung füllen Sie bitte zunächst das Formular mit Ihren Angaben zur Person aus. Sie finden es hier oder unter Ihren Benutzerbereich. Wenn Sie auf den Link “Benutzerbereich” klicken, sehen Sie die Option “Benutzerangaben anschauen/Ändern”. Wählen Sie diese Option aus. Das Benutzerformular wird weiter unten beschrieben.

Nachdem Sie Ihr Benutzerformular richtig ausgefüllt haben, können Sie in Ihrem Benutzerbereich zwischen verschiedenen Optionen wählen. Darüber hinaus werden alle Einträge angezeigt, an denen Sie noch arbeiten bzw. die Sie bereits eingereicht haben, die aber noch nicht von den Editoren freigegeben worden sind. Achten Sie darauf, dass die Optionen und Informationen, die an dieser Stelle erscheinen, leicht voneinander abweichen können, je nachdem ob Sie gerade dabei sind, neue Einträge einzustellen oder ob Sie darauf warten, dass bereits abgeschickte Einträge in das Hauptarchiv eingestellt werden.

Ihre Benutzerdaten

Ihr Benutzerformular sollte Ihre Adresse enthalten. Einige der Angaben werden über die eingestellten Dokumente abrufbar sein, andere dienen nur für der internen Verwendung. Veröffentlicht werden Angaben wie Name, Adresse, Internetadresse, und E-Mail-Adresse (optional). Die Angabe einer Privatadresse wird nicht empfohlen.

Die hier abgefragten Informationen über Ihr Betriebssystem werden ausschließlich benötigt, damit der Archivverwalter besser helfen kann, wenn Sie Probleme mit dem Archiv haben. Geben Sie die relevanten Informationen in das Formular ein. Die Felder, deren Feldname (rechts von dem Feld) mit einem Sternchen markiert sind, müssen ausgefüllt werden, bevor Sie Dokumente in dem Archiv ablegen können.

Beachten Sie, dass Sie an dieser Stelle Ihre E-Mail-Adresse nicht ändern können. Das ist bewusst so gewählt, denn sollten Sie aus Versehen eine falsche E-Mail-Adresse angeben, hat das System keine Möglichkeit, Kontakt zu Ihnen aufzunehmen.

Eine Anleitung zur Änderung Ihrer E-Mail-Adresse finden Sie im “Bereich für registrierte Benutzer”. Sie müssen nicht mit der Maus in jedes Feld klicken, um etwas einzugeben. Stattdessen können Sie auch den Cursor mit der TAB-Taste zwischen den Feldern bewegen. Auf diese Weise können Sie die Informationen sehr viel schneller eingeben.

Wenn Sie die erforderlichen Angaben eingegeben haben, klicken Sie bitte auf “Eintrag aktualisieren” am Ende des Formulars. Wenn das Formular korrekt ausgefüllt wurde, gelangen Sie von hier zurück auf die Seite zum Einstellen der Einträge. Gibt es Probleme mit dem Formular, wird es Ihnen erneut präsentiert - zusammen mit einer Erklärung, wo das Problem liegt. Bitte korrigieren Sie den Fehler und klicken Sie erneut auf das Feld “Formular aktualisieren”.

Ihr Arbeitsspeicher

Wenn Sie damit begonnen haben, einen Eintrag einzustellen, können Sie diesen Vorgang unterbrechen, bevor er beendet wurde, und mit einem neuen Eintrag beginnen. Einträge, die noch nicht fertig eingestellt wurden, werden automatisch in Ihrem Arbeitsspeicher gespeichert.

Wenn Ihr Arbeitsspeicher leer ist (z. B. wenn Sie diese Seite zum ersten Mal besuchen), erscheint das Feld “Klicken Sie hier, um mit dem Einstellen eines Dokumentes zu beginnen”. Wenn Sie dieses Feld anklicken, wird ein neues, leeres Formular zu Ihrem Arbeitsspeicher hinzugefügt, das Sie daraufhin bearbeiten können.

Wenn sich in Ihrem Arbeitsspeicher bereits Einträge befinden, erscheinen eine Liste dieser Einträge sowie einige Optionsfelder. Es erscheint der Titel jedes Eintrags oder, wenn Sie dem Eintrag noch keinen Titel zugewiesen haben, dessen ID-Nummer. Die Optionsfelder werden untenstehend beschrieben:

Löschen
Wenn Sie ein Dokument auswählen und dieses Feld anklicken, wird das Dokument aus Ihrem Arbeitsspeicher entfernt und vollständig gelöscht. Zuvor werden Sie um eine Bestätigung gebeten. Sie brauchen also keine Sorge haben, versehentlich auf dieses Feld zu kommen. Kopien des Dokuments, das Sie löschen, sind nicht betroffen.

Ändern
Wenn Sie ein Dokument in Ihrem Arbeitsspeicher auswählen und auf dieses Feld gehen, können Sie den Eintrag weiter bearbeiten.

Hochladen (=Einstellen ins Archiv)
Wenn Sie alle Informationen zu einem Eintrag eingegeben haben und das Dokument hinzugefügt haben, können Sie auf dieses Feld gehen, um den Eintrag in das Archiv einzustellen. Bei auftretenden Problemen (z. B. wenn das Hochladen der Datei nicht funktioniert hat, oder wenn die dazugehörigen bibliografischen Informationen ungültig sind) werden Sie darüber informiert, wo das Problem liegt. Sie können das Dokument erst einstellen, wenn alle Probleme gelöst sind.

Der Prozess des Ablegens von Dokumenten im Archiv wird in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben.

Neu
Wenn Sie auf “Neu” gehen, kann ein neuer Eintrag vorgenommen werden.

Kopieren
Über dieses Feld können Sie eine Kopie eines Eintrages erstellen, den Sie aus der Liste ausgewählt haben. Das ist eine hilfreiche Option, wenn Sie mehrere Veröffentlichungen mit ähnlichen Angaben einstellen wollen. In dem Fall können Sie die allgemeinen Informationen in das Formular eingeben, eine Kopie erstellen und die Kopien weiter bearbeiten. Damit vermeiden Sie, dass Sie dieselben Informationen zwei Mal eingeben müssen.

Dokumente einstellen: Schritt für Schritt
Das Einstellen von Dokumenten erfolgt in mehreren Schritten. Zwischen diesen Schritten können Sie sich mit den “Zurück”- und “Weiter” - Feldern am Fuß jeder Seite bewegen.

Jeder Schritt des Einstellungsprozesses wird in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Publikationstyp
Bitte geben Sie an, um welchen Publikationstyp es sich bei Ihrem Eintrag handelt. Die ausgewählte Option bestimmt, welche bibliographischen Informationen zu dem Eintrag im Folgenden abgefragt werden.

Klicken Sie anschließend auf “Weiter”.

Folgeeintrag/Kommentar
Innerhalb des Archivs können unterschiedliche Versionen eines Eintrags miteinander verknüpft werden. Außerdem können Kommentare und Antworten auf Kommentare mit dem Eintrag verlinkt werden, so dass die Benutzer sich leicht zwischen den mit einem Eintrag verbundenen Beiträgen hin- und herbewegen können.

Wenn der Eintrag, den Sie einstellen, eine spätere Version eines bereits in das Archiv eingestellten Dokumentes ist, können Sie dessen ID-Nummer in das Feld “Spätere Version” eingeben. Wenn Sie den neuen Eintrag über die Option “Kopieren” vorgenommen haben, wurde dieses Feld bereits für Sie ausgefüllt, es kann aber überschrieben werden.

Die ID-Nummer eines Eintrags finden Sie über die Suchfunktion des Archivs. Dabei könnte es hilfreich sein, ein zweites Browserfenster zu öffnen, um die Suche dort durchzuführen und die ID-Nummer im Anschluss in das vorliegende Formular zu kopieren.

Wenn Sie einen Kommentar zu einem Eintrag in das Archiv einstellen wollen, geben Sie bitte die ID-Nummer dieses Eintrags in das Feld “Kommentar zu” ein. Antworten Sie auf einen Kommentar, geben Sie in diesem Feld bitte die ID-Nummer des Kommentars an, auf den Sie antworten.

Um sicherzustellen, dass Sie die richtige ID-Nummer angegeben haben, können Sie auf das Feld “IDs überprüfen” am Seitenende klicken. Das System wird Ihnen dann zeigen, welche Einträge zu der jeweiligen ID-Nummer gehören. Wurde die falsche ID-Nummer eingegeben, können Sie nicht mit dem Einstellungsprozess fortfahren.

Wenn Ihr Eintrag weder eine spätere Version eines bereits eingestellten Eintrages noch ein Kommentar oder eine Antwort auf ein Kommentar ist, brauchen Sie die Felder nicht auszufüllen. Klicken Sie auf “Weiter”.

Beachten Sie, dass Sie von einem Eintrag, der von einer anderen Person eingestellt wurde, keine spätere Version einstellen können

Bibliographische Angaben
Als nächstes werden Sie gebeten, die bibliographischen Angaben zu Ihrem Eintrag einzugeben. Welche Angaben abgefragt werden, ist abhängig davon, welchen Publikationstyp Sie im ersten Schritt angegeben haben.

Über jedem Eingabefeld finden Sie eine kurze Erklärung dazu, was eingegeben werden soll. Links von jedem Eingabefeld befindet sich der Feldname. Wenn dieser mit einem Sternchen versehen ist, handelt es sich um ein obligatorisches Feld, die anderen Felder sind optional.

Im Folgenden werden die Typen der Eingabefelder beschrieben.

Textfelder
Hier können Sie ganz einfach die relevanten Informationen hineinschreiben oder direkt aus Ihrem Dokument kopieren.

Pop Up?-Menüs
Wählen Sie die am besten passende Option aus dem Pop-up-Menü durch Anklicken.

Ja-/Nein-Felder
Mit Hilfe der Checkboxen können Sie “Ja”- oder “Nein”-Optionen festlegen.

Listen der Kategorien
Aus den Listen können Sie einen oder mehrere Werte auswählen.

Seitenangaben
Geben Sie die erste Seite des Dokumentes in das Feld auf der linken Seite ein und die letzte Seite in das Feld auf der rechten Seite. Wenn es sich um ein einseitiges Dokument handelt, geben Sie die entsprechende Seitenzahl links ein und lassen Sie das Feld auf der rechten Seite leer.

Namen
Hier können Sie den akademischen Titel (optional), Vornamen und Nachnamen eingeben. Sie können auch mehrere Namen eingeben. In dem Fall können Sie weitere Felder ergänzen, indem Sie das Feld “Weitere Felder” auf der rechten Seite anklicken. Beachten Sie, dass leere Felder nicht angezeigt werden.

Sie können Namen von der Liste entfernen, indem Sie sie aus dem jeweiligen Feld löschen. Es ist kein Problem, wenn in der Mitte der Liste leere Felder vorkommen. Diese werden bei der Ausgabe nicht angezeigt.

Klicken Sie auf “Weiter”, wenn Sie alle relevanten Informationen eingegeben haben. Tauchen Probleme auf, werden Sie von dem System über die Art des Problems informiert. Zudem wird Ihnen das Eingabeformular noch einmal vorgelegt, so dass Sie die Probleme beheben können.

Auch hier können Sie mit der TAB-Taste zwischen den Eingabefeldern hin- und herspringen, wodurch eine schnellere Eingabe ermöglicht wird.

Kategorien
Bitte wählen Sie aus der Liste der Themengebiete oder der Länder / Organisationen / Projekte den Bereich, der den Inhalt des Eintrags am besten widerspiegelt. Bitte versuchen Sie dabei, möglichst präzise vorzugehen.

Wenn Sie finden, dass in der Liste Themengebiete oder Länder / Organisationen / Projekte fehlen, können Sie in den zwei Feldern unterhalb der Liste neue Kategorien vorschlagen. Allerdings kann es sein, dass das Archiv Ihrem Vorschlag nicht zustimmt. Bitte seien Sie nicht enttäuscht, wenn Ihre Vorschläge nicht aufgenommen werden.

Klicken Sie auf “Weiter”, wenn Sie Ihre Kategorien ausgewählt haben.

Speicherformat der Dokumente
Diese Seite gibt Ihnen einen Überblick über die Dateien, die Sie in das Archiv hochgeladen haben. In der Tabelle steht links das Format der Dokumente und der Mitte die Anzahl der Dokumente, die Sie in dem jeweiligen Format hochgeladen haben.

Zum Hochladen oder Löschen von Dateien gehen Sie bitte auf das jeweilige Feld. Darüber kommen Sie auf die Seite zum Hochladen von Dateien, die im nächsten Abschnitt erklärt wird.

Um alle Dateien eines Eintrags zu löschen, klicken Sie auf “Löschen”.

Beachten Sie, dass Dateien in einem der Formate hochgeladen werden sollten, die in Großbuchstaben angegeben sind. Darüber hinaus können Sie eine Datei in jedem anderen Format, z.B. als Worddokument hochladen. Klicken Sie dafür auf das Feld “Sonstige”.

Wenn Sie alle Dateien hochgeladen haben, klicken Sie auf das Feld “Bereitstellung Dokument abgeschlossen”. Später werden Sie die Gelegenheit haben zu prüfen, ob sich alle hochgeladenen Dateien öffnen lassen. Falls irgendetwas fehlt oder nicht funktioniert, können Sie dies zu einem späteren Zeitpunkt verbessern.

Sobald Sie auf dieser Seite das Feld “Weiter” angeklickt haben, gelangen Sie auf die Seite “Dokumentenüberprüfung”. Diese wird in einem späteren Abschnitt erläutert.

Hochladen des einzustellenden Dokuments
Einfache Dateien
Wählen Sie diese Option, wenn Sie Dateien hochladen wollen, die auf Ihrem Computer (beispielsweise als PDF-Dateien) vorliegen. Wenn Sie auf diese Weise mehr als eine Datei hochladen müssen (z.B. eine HTML-Datei und eine dazugehörige GIF-Datei), geben Sie die Anzahl der Dateien, die Sie hochladen wollen, in das entsprechende Feld ein.

Laden einer Datei von einer Internetseite (“Übernahme von einer URL”)
Wenn Ihre Datei bereits über das Internet verfügbar ist, können Sie an dieser Stelle die Internet-Adresse des Dokumentes angeben. Die Archivsoftware wird dann Ihr Dokument von der Internetseite kopieren. Mit dieser Option sollten Sie allerdings sehr vorsichtig sein. Lesen Sie dazu den weiter unten stehenden Abschnitt “Hochladen von einer Internetseite”

ZIP- und TAR-Archive
Es ist möglich, dass Ihr Dokument in mehreren Einzeldateien vorliegt. Dies ist beispielsweise häufig der Fall, wenn ein Dokument im HTML-Format abgespeichert wurde und Abbildungen enthält. Diese beiden Optionen ermöglichen Ihnen, das Zip-Werkzeug (auf allen Betriebssystemen verfügbar) oder das “tar” bzw. “compress”-Werkzeug (wird in der Regel auf UNIX-Systemen verwendet) zu nutzen, um alle Einzeldateien zu einer Gesamtdatei zusammenzufügen. Klicken Sie anschließend auf das Feld “Hochladen”.

Wenn Sie die Option “einfache Datei” gewählt haben oder eine komprimierte Datei hochladen, wird Ihnen ein eine Eingabemaske präsentiert, in die sie den vollen Dateinamen und den Pfad des Dokumentes bzw. der komprimierten Datei eingeben können. Alternativ können Sie auf “Durchsuchen” gehen und die relevante Datei über die Auswahlfunktion auswählen. Wenn Sie mehr als eine Datei hochladen, gibt es eine entsprechende Anzahl von auszufüllenden Feldern.

Wenn Sie die Option “Übernahme von einer URL” gewählt haben, geben Sie bitte die volle Internetadresse der ersten Seite des eigentlichen Dokuments an, und nicht einfach die allgemeine Adresse der Internetseite, auf der das Dokument abgerufen werden kann bzw. die eines Inhaltsverzeichnisses oder eine Kurzbeschreibung. Beachten Sie auch die Erläuterungen im Abschnitt “Hochladen von einer Internetseite”.

Wenn Sie den Dateinamen oder die Internetadresse angegeben haben, gehen Sie auf das Feld “Hochladen”. Anschließend werden Sie zu der Seite zum Hochladen von Dateien weitergeleitet.

In vielen Fällen wird es nur eine Datei geben. Haben Sie aber mehrere Dateien hochgeladen, müssen Sie auswählen, welche Datei den Benutzern zuerst gezeigt werden soll. Dies sollte die erste Datei des gesamten Dokumentes, die Einstiegsseite oder das Inhaltsverzeichnis (wenn es sich um ein HTML-Dokument handelt) sein. Klicken Sie auf “Zuerst anzeigen”, um dem System mitzuteilen, welche Datei als Erste angezeigt werden soll.

Mit dem “Löschen”- Knopf rechts der Tabelle können einzelne Dateien wieder gelöscht werden. Mit “Alle Dateien löschen” wird die gesamte Liste gelöscht.

Wenn Sie alle erforderlichen Dateien hochgeladen haben, können Sie auf “Beendet” gehen. Von dort gelangen Sie zu der Seite, auf der Sie das Format der Dateien bestimmen können.

Hochladen von einer Internetseite
Wenn Sie eine URL angeben, von der Ihre Dokumente heruntergeladen werden sollen, dann wird eine Kopie der Datei gespeichert. Falls die URL auf eine HTML-Datei verweist, werden auch die Graphiken kopiert, die in der HTML-Datei eingebettet sind und auch die Dateien, die in der HTML-Datei verlinkt wird.

Wenn Sie eine Internetadresse angeben, von der die Datei abgerufen werden kann, wird das Archiv eine Kopie dieser auf der Internetseite gespeicherten Datei speichern. Wenn die Internetseite eine HTML-Datei ist, wird das Archiv auch die Bilder, die mit dieser HTML-Seite verbunden sind sowie anderen HTML-Seiten, die mit dieser Seite verknüpft sind, speichern. Wir raten deshalb davon ab HTML-Seiten aus dem Internet hochzuladen; problemlos hingegen ist die Bereitstellung von PDF- oder Word-Dokumenten aus den Internet. Es ist wichtig, dass sie die Adresse der ersten Seite des Dokumentes angeben und NICHT die Adresse der gesamten Internetseite oder einer Übersichtsseite, auf der zahlreiche unterschiedliche Dokumente aufgelistet werden.

Es werden nur Dateien abgerufen, die über Links zu Seiten innerhalb eines Internetangebots erreicht werden (auf der gleichen oder einer tieferen Ebene). Führt ein Link zu einer externen Internetseite, wird diese nicht kopiert.

Wenn etwas schief geht, ist es in der Regel das Einfachste, wenn Sie auf “Alle Dateien löschen” auf der Seite zum Hochladen der Dokumente gehen und es mit einer anderen Methode zum Hochladen der Dateien probieren.

Dokumenten-Überprüfung
Auf dieser Seite wird Ihnen der Eintrag so präsentiert, wie er später im Internet erscheint. Bitte überprüfen Sie sorgfältig, dass alle Informationen richtig sind.

Bitte überprüfen Sie noch einmal, dass die Dateien richtig hochgeladen wurden und alle dazugehörigen Abbildungen und Links enthalten. Wenn Sie einen Fehler entdecken, können Sie solange über das “Zurück”-Feld innerhalb des Formulars (nicht des Browsers!) zurück gehen, bis Sie an die Stelle gelangen, an der Sie den Fehler korrigieren können.

Wenn alles korrekt eingegeben und hochgeladen wurde und Sie die Vereinbarung am Ende der Seite gelesen, verstanden und akzeptiert haben, können Sie das Feld “Eintrag ins Archiv einstellen” anklicken, um Ihren Eintrag abzuschicken. Der Eintrag wird in einem Zwischenspeicher abgelegt, von wo aus er durch die Editoren freigegeben werden muss, bevor er für das Hauptarchiv freigeschaltet wird.